# 가장 중요한 일이 아니라 가장 지루한 일을 자동화하세요

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Language: 한국어 (ko)
Author: Chataptor Team
Published: 2026-08-13
Updated: 2026-08-13
Tags: 자동화, 비즈니스 AI, 생산성, 비즈니스 프로세스, 고객 지원, 업무 관리
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Image alt: 자동화된 프로세스가 반복 업무를 처리하는 동안 중요한 일에 집중하는 직원

자동화는 책임이 아니라 반복 업무를 없앨 때 효과적입니다. 회사에서 무엇을 자동화하고 무엇을 사람에게 맡겨야 하는지 알아보세요.

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회사가 자동화에 대해 생각하기 시작하면 유혹이 빠르게 나타납니다.

**무언가를 자동화할 수 있다면 가능한 한 많이 자동화하는 것이 가장 좋습니다.**

고객 서비스.

판매.

신병 모집.

결정.

계약업체에 문의하세요.

제안을 생성합니다.

불만 사항에 응답합니다.

결국 AI는 작성, 분석, 분류, 요약 및 점점 더 복잡한 작업을 수행할 수 있습니다.

기술적으로는 많은 일을 할 수 있습니다.

좋은 질문은 다음과 같습니다.

> “무엇을 자동화할 수 있나요?”

더 나은 소리:

> **“사람들이 더 이상 수동으로 하면 안 되는 일은 무엇입니까?”**

미묘한 차이이지만 전체적인 접근 방식이 달라집니다.

자동화의 가장 큰 가치는 항상 가장 중요한 작업에서 인간을 대체하는 것이 아닙니다.

이는 사람이 **마침내 중요한 일에 집중할 시간을 갖게 한다**는 뜻입니다.

## 자동화에 대한 잘못된 접근 방식은 멋진 것에서 시작됩니다.

회사에서는 프레젠테이션에서 보기에 좋은 내용을 자동화하는 것을 좋아합니다.

“AI가 독자적으로 고객에게 대응할 것”

"시스템이 결정을 내릴 것입니다."

“첫 번째 접촉을 위해 더 이상 영업사원이 필요하지 않습니다.”

"전체 프로세스가 자율적으로 진행됩니다."

야심찬 것 같군요.

그 사이, 옆집 직원은 매일:

- 한 시스템에서 다른 시스템으로 주문 번호를 복사합니다.

- 고객의 이메일 주소를 검색하고,

- 케이스 상태를 수동으로 표시합니다.

- 별도의 애플리케이션에서 메시지를 번역합니다.

- 오래된 문서에서 준비된 답변을 찾고,

- 데이터를 스프레드시트에 붙여넣습니다.

- 5개의 받은편지함을 확인합니다.

- 그가 누구에게 답장을 보내야 했는지 기억하고,

- 동일한 문서를 20번째로 보냅니다.

이것이 바로 최고의 자동화가 일반적으로 존재하는 곳입니다.

화려하진 않아요.

하지만 이를 통해 회사는 한 달에 수십 시간을 절약할 수 있습니다.

## 먼저, 아무도 좋아하지 않는 작품을 제거하세요

자동화의 좋은 후보는 다음과 같은 여러 조건을 충족하는 작업입니다.

- 자주 반복된다

- 거의 항상 똑같아 보입니다.

- 명확한 규칙을 기반으로 하며,

- 많은 책임이 필요하지 않습니다.

- 오류를 쉽게 감지하거나 수정할 수 있습니다.

- 인간은 그것에 많은 가치를 더하지 않습니다.

직원이 다음과 같이 말하는 경우:

> "가장 나쁜 점은 매일매일 해야 한다는 것입니다..."

주의 깊게 들어 볼 가치가 있습니다.

이 문장 뒤에는 종종 단순화되어야 하는 프로세스가 따라옵니다.

### "매일 데이터를 다시 써야 해요"

자동화.

### "답변한 사람이 있는지 매일 확인해야 해요"

알림 및 상태를 자동화합니다.

### "매일 번역가에게 메시지를 복사해야 해요"

번역을 자동화하세요.

### "매일 똑같은 지시를 보내야 해요"

템플릿이나 자동 메시지를 준비하세요.

### "매일 앱 5개를 열어야 해요"

데이터나 통신을 한곳에 연결하세요.

### "매일 PLN 20에 대한 불만사항을 받아들일지 여부를 결정해야 합니다."

여기서 문제는 자동화가 아닐 수도 있습니다.

명확한 결정 규칙이 없기 때문일 수 있습니다.

## 자동화는 사람이 가장 잘하는 일을 빼앗아서는 안 됩니다.

인간은 다음과 같은 큰 이점을 가지고 있습니다.

- 공감,

- 책임,

- 상황에 대한 감각,

- 협상,

- 창의성,

- 불완전한 정보의 해석,

- 관계 구축,

- 맥락을 이해하고,

- 독특한 결정을 내립니다.

시스템이 이러한 요소를 대신하게 되면 자동화가 위험해집니다.

불만을 상상해 봅시다.

고객은 다음과 같이 씁니다.

> "패키지가 훼손된 상태로 두번째로 도착했습니다. 아들 생일 선물로 줬던 제품인데 정말 실망스럽네요."

시스템은 다음을 수행할 수 있습니다.

- 주제를 인식하고,

- 주문 번호 찾기,

- 기록 확인,

- 통화를 긴급으로 표시하고,

- 제안된 답변을 준비합니다.

이것은 자동화를 잘 활용한 것입니다.

하지만 시스템이 전체 상황을 해결하는 방법을 자체적으로 결정해야 할까요?

반드시 그런 것은 아닙니다.

데이터에 표시되지 않는 컨텍스트가 있을 수 있습니다. 어쩌면 그 고객은 오랜 고객일 수도 있습니다. 어쩌면 제품의 가치가 높을 수도 있습니다. 어쩌면 회사가 이전에 실수를 저질렀을 수도 있습니다. 아마도 가장 좋은 해결책은 표준 절차를 뛰어넘는 제스처일 것입니다.

이곳은 시스템이 스스로 할 수 없는 일을 인간이 할 수 있는 곳입니다.

## 최고의 모델: 기계가 준비하고 인간이 결정

많은 프로세스에서는 다음 중에서 선택할 필요가 없습니다.

**100% 수작업**

에

**100% 자동**.

가장 좋은 옵션은 중간에 있습니다.

시스템은 지루한 작업의 80%를 수행하고 가장 중요한 20%는 인간에게 맡깁니다.

예.

클라이언트가 견적 요청을 보냅니다.

자동화는 다음을 수행할 수 있습니다.

1. 메시지를 읽고,

2. 회사를 인지하고,

3. 이전 기록 찾기,

4. 주제를 분류하고,

5. 상품 및 수량을 추첨하고,

6. 적절한 형식으로 데이터를 준비합니다.

7. 답변 초안을 작성하십시오.

판매자:

8. 맥락을 확인하고,

9. 제안을 변경합니다.

10. 가격을 결정하고,

11. 나만의 메시지를 추가하고,

12. 보냅니다.

그것은 큰 차이입니다.

영업사원은 데이터를 복사하고 정리하는 데 시간을 소비하지 않습니다.

그는 자신의 경험이 가치 있는 곳에 돈을 사용합니다.

## 정보 전송 자동화

회사에서 가장 터무니없는 업무 소스 중 하나는 정보를 수동으로 전송하는 것입니다.

데이터가 이미 존재합니다.

하지만 인간은 그것들을 A 장소에서 B 장소로 옮겨야 합니다.

예:

- 매장에서 시트까지 주문하세요.

- 양식에서 CRM까지의 고객 데이터,

- 보고 시스템에 보내는 메시지,

- 이메일로 송장 번호,

- 고객의 답변을 위한 배송상태,

- 보고서 인터뷰 결과.

이러한 작업에서 인간은 값비싼 API입니다.

그리고 그것은 대개 그의 시간을 가장 잘 활용하는 것이 아닙니다.

정보가 구조화되어 있고 흐름이 항상 동일해야 한다면 먼저 자동화하는 것이 좋습니다.

## 알림 자동화

사람들은 문제를 해결하는 데 능숙합니다.

그들은 수백 가지의 작은 것들을 기억하는 데 훨씬 더 나쁩니다.

“내일 다시 전화해.”

“3일 안에 고객에게 돌아오세요.”

“회계가 응답했는지 확인하세요.”

“공급업체를 기억해 보세요.”

"배송 후 쓰세요."

“고객이 응답하지 않으면 응답하세요.”

이는 시스템에 완벽한 작업입니다.

사람은 회사 전체의 일정을 머릿속에 담아서는 안 됩니다.

자동화는 마감일을 지켜볼 수 있습니다.

사람은 마감일이 오면 무엇을 해야 할지 결정할 수 있습니다.

## 생각하지 않고 검색을 자동화하세요

직원이 고객의 질문을 받습니다.

대답하기 전에 그는 다음을 찾아야 합니다.

- 주문 번호,

- 제품,

- 구매 날짜,

- 이전 대화,

- 배송상태,

- 적용 가능한 절차.

문제를 해결하는 데 5분은 걸리지 않습니다.

문제 해결을 위한 준비에 들어갑니다.

시스템은 이 작업을 자동으로 수행할 수 있습니다.

대화를 열면 직원에게 필요한 모든 것이 즉시 표시되어야 합니다.

이는 자동화의 가장 좋은 예 중 하나입니다. **우리는 사람들에게 무엇을 생각해야 할지 알려주지 않습니다. 단순히 정보를 찾도록 강요하지 않습니다.**

## 관계가 아닌 언어를 자동화하라

독일 고객이 독일어로 글을 씁니다.

직원은 제품, 프로세스 및 회사를 알고 있지만 독일어를 모릅니다.

고전적인 프로세스는 다음과 같습니다.

1. 메시지 복사,

2. 번역기를 열고,

3. 번역,

4. 답변 작성,

5. 재번역,

6. 복사,

7. 보내는 중.

인간은 1, 2, 5, 6단계에 아무런 가치도 추가하지 않습니다.

제거할 수 있습니다.

[자동 메시지 번역](https://chataptor.com/ko/blog/gogaeg-jiwon-jadong-beonyeok/)은 컨설턴트를 대체하지 않습니다.

반대로.

이를 통해 그는 기계적인 작업을 수행하지 않고도 지식과 경험을 사용할 수 있습니다.

고객은 계속해서 사람과 대화합니다.

언어는 더 이상 장애물이 되지 않습니다.

## 반복적이고 어렵지 않은 대화에 대한 자동 응답

모든 답변을 처음부터 작성할 필요는 없습니다.

수백 명의 고객이 묻는 경우:

> "반품은 어떻게 하나요?"

모든 문장을 다시 만드는 것은 의미가 없습니다.

[실시간 채팅에 준비된 답변](https://chataptor.com/ko/blog/live-chat-junbi-dapan-templates/)을 사용하고 템플릿을 준비할 수 있습니다.

> 물론 좋은 아침입니다. 14일 이내에 반품을 신고할 수 있습니다. 지침은 여기에서 찾을 수 있습니다: [...]

직원은 템플릿을 선택하고 컨텍스트를 확인한 후 보냅니다.

이는 상황과 완전히 다릅니다.

> "제품으로 인해 문제가 발생했고, 대우가 매우 불만족스럽습니다."

그러한 대화에서 이미 만들어진 텍스트를 복사하는 것은 상황을 더욱 악화시킬 수 있습니다.

좋은 규칙:

**질문이 예측 가능할수록 자동화가 더 합리적입니다.**

**감정적이고 특이한 상황일수록 그 사람의 가치는 더욱 커집니다.**

## 분류 자동화

회사는 수백 개의 메시지를 받을 수 있습니다.

누군가는 다음 사항을 결정해야 합니다.

- 세일인가,

- 불만,

- 반환,

- 배송에 관한 질문,

- 송장,

- 협력,

- 스팸.

이는 중요하지만 분류 자체에 직원의 경험이 필요한 경우는 거의 없습니다.

시스템은 자동으로 대화에 태그를 지정하고 적절한 카테고리에 할당하거나 적절한 팀에 전달할 수 있습니다.

이로 인해 사람들은 계속해서 사건을 맡게 됩니다.

물건을 정리하지 않습니다.

## 데이터 수집 자동화

대화를 시작하기 전에 영업사원에게 필요한 사항은 다음과 같습니다.

- 회사명,

- 닙,

- 국가,

- 제품 유형,

- 조각 수,

- 시행일.

그러나 모든 질문을 수동으로 물어볼 필요는 없습니다.

양식을 통해 사전에 기본 데이터를 수집할 수 있습니다.

시스템이 이를 분류할 수 있습니다.

나중에서야 인간이 대화에 참여합니다.

다음과 같은 경우에도 동일하게 작동합니다.

- 불만,

- 반품,

- 예약,

- 서비스 요청,

- 견적 요청.

자동화가 테이블을 설정해야 합니다.

그는 전체 회의를 이끌 필요가 없습니다.

## 책임을 자동화하지 마세요

이것은 가장 중요한 경계 중 하나입니다.

시스템에서 추천할 수 있습니다.

시스템을 준비할 수 있습니다.

시스템으로 분류할 수 있습니다.

시스템은 이전에 설정된 규칙에 따라 작업을 수행할 수 있습니다.

그러나 결정이 다음에 중대한 영향을 미치는 경우:

- 돈,

- 고객 관계,

- 평판,

- 보안,

- 협력 조건,

- 특이한 예외

책임을 지는 사람이 있어야 합니다.

“AI가 그렇게 결정했다”는 것은 좋은 비즈니스 프로세스가 아닙니다.

그 결과에 대해서는 여전히 회사가 책임을 집니다.

## 측정하기 쉬운 모든 것을 자동화하지 마세요

이것은 일반적인 함정입니다.

측정이 용이함:

- 답변 수,

- 처리된 통화 수

- 반응 시간,

- 전화 수.

측정하기가 훨씬 더 어렵습니다.

- 고객이 진지하게 받아들여지고 있다고 느꼈습니까?

- 영업사원이 실제 필요성을 이해했는지 여부

- 민원이 합리적으로 해결되었는지 여부

- 고객이 회사를 신뢰하는지 여부.

따라서 시스템은 지표를 매우 잘 최적화하는 동시에 실제 효과를 악화시킬 수 있습니다.

예:

봇은 평균 첫 번째 응답 시간을 3초로 줄입니다.

훌륭한 결과입니다.

그러나 고객은 그 사람에게 연락하기 위해 5분을 소비합니다.

보고서를 보면 더 좋아 보입니다.

사실 더 나쁩니다.

## 아직 이해하지 못하는 문제를 자동화하지 마세요

프로세스가 혼란스러운 경우 자동화는 혼란을 가속화할 뿐입니다.

예.

회사는 복잡한 불만사항 처리 절차를 가지고 있습니다.

1. 직원이 데이터를 스프레드시트에 복사합니다.

2. 관리자에게 이메일을 보내고,

3. 관리자가 해당 케이스를 창고로 전달하고,

4. 창고에서 이메일로 답변을 드리며,

5. 직원이 시트를 업데이트합니다.

6. 고객이 메시지를 받습니다.

6단계를 모두 자동화할 수 있습니다.

하지만 아마도 올바른 질문은 다음과 같습니다.

**이 프로세스는 왜 6단계로 구성되어 있나요?**

아마도 세 개면 충분할 것입니다.

따라서 순서는 다음과 같아야 합니다.

**제거 → 단순화 → 표준화 → 그런 다음 자동화합니다.**

## 최고의 자동화에는 때때로 작업 제거가 포함됩니다.

회사는 보고서를 준비 중입니다.

그 직원은 매주 금요일마다 2시간을 그 일에 소비합니다.

자연스러운 생각:

> "보고서를 자동화하자."

하지만 먼저 다음과 같이 물어볼 가치가 있습니다.

**누가 읽나요?**

대답은 다음과 같습니다.

> "나도 잘 모르겠어."

최고의 자동화에는 비용이 전혀 들지 않습니다.

그만하세요.

다음에도 동일하게 적용됩니다.

- 회의,

- 승인,

- "만일의 경우"에 데이터 복사

- 보고,

- 추가 이메일,

- 수동 점검이 두 번 수행됩니다.

존재한다고 해서 서두르지 마세요.

존재하는지 확인하십시오.

## 자동화를 위한 최적의 장소를 찾는 방법은 무엇입니까?

간단한 감사를 수행할 수 있습니다.

일주일 동안 팀에게 다음 생각 중 하나를 촉발하는 작업을 적어 달라고 요청하세요.

> “또 똑같네요.”

> “이걸 복사해야 해요.”

> “이건 꼭 기억해야 해요.”

> "찾아야 해요."

> "5곳을 확인해야 해요."

> “이 정보를 누군가에게 전달해야 해요.”

> "그런데 어제 했어요."

후보자들입니다.

그런 다음 각 작업을 5개 영역으로 평가하세요.

| 질문                                  | 대답이 '예'인 경우 |
| ------------------------------------- | ------------------ |
| 자주 반복되나요?                      | 좋은 후보          |
| 명확한 규칙이 있나요?                 | 좋은 후보          |
| 인간의 판단이 거의 필요하지 않습니까? | 좋은 후보          |
| 오류를 쉽게 감지할 수 있나요?         | 위험이 더 낮다     |
| 전체적으로 시간이 많이 걸리나요?      | 우선순위 증가      |

가장 좋은 자동화는 이 표의 오른쪽 상단에 있는 경우가 많습니다. **빈번하고 예측 가능하며 시간이 많이 걸리고 지루합니다.**

## 예: 직원의 자동화 전후 일

온라인 상점을 운영하는 사람을 상상해 봅시다.

### 이전

8:05 - 이메일을 확인합니다.

8:12 - 인스타그램을 엽니다.

8:18 - WhatsApp을 확인합니다.

8:25 - 배송에 관한 질문에 답변합니다.

8:28 - 독일어 메시지를 번역자에게 복사합니다.

8:32 - 주문 번호를 찾고 있습니다.

8:36 - 창고에 재고 여부를 묻습니다.

8:44 - 이전 클라이언트로 돌아갑니다.

9:02 - 그는 어제의 메시지를 기억합니다.

업무의 큰 부분은 고객에게 서비스를 제공하는 것이 아닙니다.

여기에는 고객에게 서비스를 제공할 수 있는 기회를 조직하는 것이 포함됩니다.

### 이후

[메시지는 하나의 받은편지함으로 이동됩니다](https://chataptor.com/ko/blog/gogaeg-mesiji-han-gos/).

시스템이 언어를 인식합니다.

번역은 자동으로 이루어집니다.

가장 일반적인 답변은 템플릿으로 제공됩니다.

대화에는 상태가 있습니다.

직원은 응답이 필요한 항목을 확인합니다.

결과?

그 남자는 계속해서 고객에게 서비스를 제공하고 있습니다.

사람이 필요하지 않은 활동에는 하루 중 훨씬 적은 부분만 사용됩니다.

그리고 그것이 바로 요점입니다.

## AI는 단지 숫자를 줄이는 것이 아니라 사람들에게 권한을 부여해야 합니다.

AI에 관한 가장 원시적인 질문은 다음과 같습니다.

> “이걸로 직원 몇 명이나 대체할 수 있나요?”

훨씬 더 흥미로운 점은 다음과 같습니다.

> **"시간 낭비를 멈춘다면 현재 팀이 얼마나 더 많은 일을 할 수 있을까요?"**

아마도 영업사원은 데이터를 준비하는 대신 더욱 가치 있는 대화를 나눌 수 있을 것입니다.

컨설턴트는 메시지를 번역하는 대신 문제를 더 빠르게 해결할 수 있습니다.

관리자는 보고서를 준비하는 대신 프로세스를 개선할 수 있습니다.

오너는 같은 질문을 20번이나 답하는 대신 회사 발전에 힘쓰면 된다.

좋은 자동화가 항상 프로세스에서 사람을 제거하는 것은 아닙니다.

그는 종종 사람을 괴롭히는 모든 것을 프로세스에서 제거합니다.

## 체크리스트: 무엇을 먼저 자동화해야 할까요?

첫 번째 검색:

- 수동 데이터 재작성,

- 애플리케이션 간 정보 복사,

- 반복되는 메시지의 번역,

- 알림 및 후속 조치,

- 간단한 보고서를 분류하고,

- 반복적인 답변,

- 작업을 수행하기 전에 데이터 검색,

- 수동 알림,

- 여러 상자를 확인하고,

- 동일한 서류를 준비하고,

- 매우 명확한 규칙에 따른 작업입니다.

그 사람을 떠나라:

- 어려운 대화,

- 비정상적인 불만,

- 협상,

- 중요한 재정적 결정,

- 관계 구축,

- 표준 규칙에 대한 예외,

- 공감이 필요한 상황,

- 위험도가 높은 결정.

## 자동화는 주의를 자유롭게 해야 합니다

직원의 시간은 중요합니다.

그러나 그의 관심은 훨씬 더 가치가 있습니다.

데이터 복사, 메시지 찾기, 다른 응용 프로그램 확인, 절차 불러오기 등의 작업을 중단할 때마다 집중력이 흐트러집니다.

따라서 자동화의 가장 큰 효과가 항상 표에 표시되는 것은 아닙니다.

> "23초를 절약했습니다."

때로는 다르게 보입니다.

나머지는 시스템이 알아서 처리해주기 때문에 직원은 한 시간 동안 중요한 문제에 대해 평화롭게 일할 수 있다.

이는 측정하기가 더 어렵습니다.

그러나 이것이 우리가 일하는 방식을 가장 많이 변화시키는 요인입니다.

## 요약

단지 기술적으로 가능하다는 이유만으로 가장 중요한 일을 자동화하지 마세요.

가장 지루한 것부터 시작하세요.

다시 쓰기에서.

복사에서.

검색부터.

상기시켜줍니다.

번역에서.

분류부터.

반복에서.

다른 앱을 열어서 뭔가가 나타나는지 확인하세요.

시스템이 작업을 더 빠르고 예측 가능하게 수행할 수 있다면 그대로 두십시오.

그리고 그 사람의 존재가 정말로 뭔가를 변화시키는 곳에 남겨두세요.

결정할 때.

말할 때.

문제가 있을 때.

기성 시나리오에 맞지 않는 고객과 함께.

이전에는 누구도 생각해 본 적이 없는 아이디어로 말이죠.

최고의 자동화가 회사 내 인력의 감소를 의미하는 것은 아닙니다.

이는 사람들이 **기계처럼 행동할 가능성을 줄여줍니다**.

## FAQ

### 회사에서 자동화하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

데이터 기록, 알림, 미리 알림, 분류, 기성 답변, 번역, 시스템 간 정보 전송 등 명확한 규칙을 기반으로 자주 반복되는 작업부터 시작하는 것이 가장 좋습니다.

### 자동화해서는 안되는 것은 무엇입니까?

중요한 결정, 협상, 어려운 불만사항, 고객관계, 특이한 맥락에 대한 공감과 해석이 필요한 상황과 관련된 프로세스에는 주의가 필요합니다.

### AI가 스스로 고객에게 응답해야 할까요?

간단하고 예측 가능한 상황에서는 이것이 의미가 있을 수 있습니다. 비정상적이거나 감정적이거나 중요한 결정의 경우 인간이 대화를 신속하게 이어받을 가능성을 남겨두는 것이 좋습니다.

### 소규모 회사에서 자동화를 시작하는 방법은 무엇입니까?

며칠 동안 가장 반복적이고 짜증나는 활동을 적어보세요. 그런 다음 전체적으로 시간이 많이 걸리고 간단한 규칙으로 설명할 수 있는 것을 선택하세요.

### 자동화에는 항상 AI가 필요한가요?

아니요. 최고의 자동화 중 다수는 인공 지능을 사용하지 않습니다. 이는 간단한 통합, 템플릿, 규칙, 상태, 양식 및 자동 알림일 수 있습니다.

### 프로세스가 자동화에 적합한지 어떻게 평가하나요?

빈도, 반복성, 예측 가능성, 시간 비용 및 오류 결과를 확인합니다. 작업이 더 자주, 더 간단하고 덜 위험할수록 후보자는 더 좋습니다.

### 프로세스를 자동화하기 전에 무엇을 해야 합니까?

먼저 해당 프로세스가 필요한지 확인하세요. 그런 다음 단순화하고 표준화하십시오. 그래야만 자동화할 가치가 있습니다.