# 직원을 한 명 더 채용하기 전에 확인할 7가지

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Language: 한국어 (ko)
Author: Chataptor Team
Published: 2026-08-11
Updated: 2026-08-11
Tags: 기업 경영, 생산성, 자동화, 업무 프로세스, 고객 지원, 채용
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Image alt: 직원을 추가 채용하기 전에 일곱 가지 업무 프로세스를 검토하는 사업주

일이 너무 많아 추가 채용을 고민하고 있나요? 먼저 업무 프로세스와 반복 작업, 소통 방식, 회사의 시간 낭비 지점을 점검하세요.

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회사는 성장하고 있습니다. 주문이 늘어나고, 받은편지함이 늘어나고, 전화벨이 더 자주 울리고, "나중에 할 일" 목록이 끝이 없습니다.

첫 번째 결론은 분명해 보입니다.

**다른 사람이 필요합니다.**

가끔은 정말 그럴 때도 있어요. 팀이 의미 있는 일을 처리하고 시간을 잘 활용한다면 직원을 추가하는 것이 최고의 투자가 될 수 있습니다.

문제는 회사의 역량을 확장하기 위해서가 아니라 기존의 혼란을 일부 이어받기 위해 새로운 사람을 고용할 때 시작됩니다.

몇 달 후, 회사는 더 큰 팀과 더 높은 비용, 그리고 똑같은 문제를 갖게 됩니다.

메시지가 계속 손실됩니다. 데이터는 여전히 수동으로 기록됩니다. 모든 사람은 고객에게 조금씩 다르게 반응합니다. 소유자는 여전히 결정의 절반을 승인해야 하며 직원은 여전히 다음과 같이 묻습니다.

> “어디서 찾을 수 있나요?”

> “이건 누가 처리하나요?”

> "그에게 무엇을 문자로 답장해야 하나요?"

> “묻지 않고 해도 되나요?”

따라서 다른 채용 프로세스를 시작하기 전에 실제로 인력이 부족한지 확인하는 것이 좋습니다.

아마도 당신은 지금과 같은 방식으로 보여서는 안 되는 일에 너무 많은 시간을 낭비하고 있는 것일 수도 있습니다.

## 1. 정말로 사라지는 시간이 무엇인지 알아보세요

“우리는 일이 너무 많다”는 느낌입니다. 아직 진단은 아닙니다.

다른 사람을 고용하기 전에 1~2주 동안 팀이 실제로 무엇을 하는지 확인하세요.

매 순간을 측정하기 위해 정교한 시스템이 필요하지 않습니다. 가장 일반적인 활동에 대한 간단한 목록만 있으면 됩니다.

- 고객에 대한 응답,
- 정보 검색,
- 데이터 재작성,
- 서류 준비,
- 상태 업데이트,
- 창고에 연락,
- 결제 확인,
- 문제를 다른 사람에게 양도,
- 오류 수정,
- 회의 참여,
- 보고,
- 주문 처리.

며칠이 지나면 흥미로운 사실이 드러나는 경우가 많습니다.

팀은 실제로 하루에 8시간씩 일하지만 그 중 일부만이 실제 가치를 창출합니다.

나머지는 다음과 같은 활동에서 사라집니다.

> "인스타 다시 확인해볼게요."

> "이 이메일을 찾아야 해요."

> "잠깐, 카시아한테 물어볼게."

> “그 시트는 어디에 있었나요?”

> “이것을 우리 시스템에 붙여넣겠습니다.”

> "이전에 이 고객에게 응답한 사람이 있나요?"

각 활동에는 1~3분 정도 소요됩니다. 문제는 이런 일이 하루에도 수십 번씩 반복된다는 점이다.

### 간단한 계산을 해보세요

5명의 사람이 정보를 검색하고, 애플리케이션을 전환하고, 수동으로 데이터를 기록하는 데 하루 40분을 낭비한다고 가정해 보겠습니다.

이는 다음을 제공합니다:

**하루 200분.**

3시간이 넘었습니다.

영업일 기준 20일 이내:

**월 66시간 이상.**

한 사람이 거의 2주 동안 일한 셈입니다.

따라서 한 달에 160시간을 더 고용하기 전에 처음 60~70시간만 돌려받을 수 있는지 확인하세요.

## 2. 똑같은 일을 몇 번이나 했는지 세어보세요

한 달에 한 번 활동이 수행된다면 이를 중심으로 대규모 시스템을 구축할 가치가 없습니다.

하루에 30번씩 하면 상황은 완전히 달라진다.

고객 서비스의 좋은 예는 [고객이 같은 질문을 반복하는 상황](https://chataptor.com/ko/blog/gogaeg-gateun-jilmun-banhaneun-iyu/)입니다.

> “배송은 언제 되나요?”

> "인보이스를 받을 수 있나요?"

> "상품 구매 가능한가요?"

> "반품은 어떻게 하나요?"

직원이 매번 처음부터 응답을 작성하면 회사는 동일한 텍스트를 수백 번 작성하는 데 비용을 지불합니다.

다음과 같이 보일 수 있습니다.

- 같은 제안을 준비하고,
- 양식에서 CRM으로 데이터를 전사하고,
- 상태 수동 생성,
- 동일한 지시사항을 전송합니다.
- 같은 문제에 대해 다른 사람들에게 알립니다.
- 시스템 간 데이터 복사.

다음과 같은 간단한 규칙을 따르는 것이 좋습니다.

**우리가 어떤 일을 정기적으로 거의 항상 같은 방식으로 수행한다면 다음과 같은 질문이 떠오를 것입니다. 사람이 정말로 매번 처음부터 이를 수행해야 합니까?**

이는 모든 것을 자동화한다는 의미는 아닙니다.

때로는 [실시간 채팅을 위한 준비된 답변](https://chataptor.com/ko/blog/live-chat-junbi-dapan-templates/)만으로도 충분합니다.

때로는 체크리스트.

때로는 하나의 공통 정보 기반이 있습니다.

때로는 두 시스템 간의 통합이 있습니다.

아니면 때로는 불필요한 단계를 제거하는 경우도 있습니다.

## 3. 새로 온 사람이 주로 '처리'할 것인지 확인

이는 채용에서 가장 위험한 용어 중 하나입니다.

> "이 모든 것을 추적할 사람이 필요합니다."

"모든 것"은 정확히 무엇을 의미합니까?

이 질문에 답하기 어렵다면 아직 자리가 없는 것일 수도 있습니다. 일련의 문제가 있습니다.

그런 다음 새로운 사람은 무작위로 혼합된 책임을 맡습니다.

- 일부 이메일,
- 일부 주문,
- 일부 소셜 미디어,
- 일부 문서,
- 택배사와 약간의 접촉,
- 일부 시트 수정,
- 다른 사람들이 할 시간이 없을 것 같은 모든 것.

이는 처음 몇 달 동안은 효과가 있을 수도 있습니다. 그런 사람은 혼돈을 흡수하는 완충제가 된다.

문제는 나중에 발생합니다.

회사가 성장하고 책임이 늘어나는데 갑자기 다음 사항을 아는 사람이 아무도 없다는 사실이 밝혀졌습니다.

- 어떤 업무가 정말 중요한지,
- 이 입장에서 우리는 무엇을 기대하는가?
- 효과를 측정하는 방법
- 추가로 위임할 수 있는 사항
- 자동화할 수 있는 것.

고용하기 전에 한 페이지를 작성해 보십시오.

**“이 사람은 어떤 구체적인 결과물을 담당하게 됩니까?”**

40가지 활동 목록이 아닙니다.

결과.

예를 들면:

- 모든 고객 메시지에 대한 답변을 받습니다.
- 주문은 당일 처리되며,
- 불만 사항에는 소유자와 마감일이 있습니다.
- 제안은 최대 24시간 이내에 준비됩니다.

책임을 명확하게 정의할 수 없는 경우 먼저 프로세스를 구조화하십시오.

## 4. 정보가 흩어져 있다고 해서 얼마나 많은 일이 발생하는지 확인해보세요

이는 가장 과소평가된 비용 중 하나입니다.

직원이 작업을 완료하지 않습니다. 직원은 **작업을 완료하는 데 필요한 것이 무엇인지 찾습니다**.

주문번호는 매장에 있습니다.

인스타그램의 고객 메시지.

이메일로 이전 계약.

WhatsApp 잡지의 정보.

엑셀 가격입니다.

Google 드라이브에 문서를 저장하세요.

그리고 갑자기 하나의 간단한 고객 질문에 답하려면 다섯 개의 장소를 열어야 합니다.

단순히 응용프로그램을 전환하는 것만으로는 위험해 보이지 않습니다. 그러나 시스템이 많을수록 인지 비용도 커집니다.

스스로에게 상기시켜야 할 때마다:

- 내가 뭘 찾고 있는 거지?
- 어디야?
- 이 사람에게 어떤 기록이 적용되는지,
- 데이터가 최신인지 여부,
- 아직 뭔가를 바꾼 사람이 있나요?

이 문제는 직원 부족과 혼동되기 매우 쉽습니다.

모든 일이 너무 오래 걸리기 때문에 팀에 과부하가 걸린 것 같습니다.

사실 더 이상 손이 필요하지 않습니다.

검색이 덜 필요합니다.

고객과의 소통에 있어서는 [고객의 메시지를 한 곳에서](https://chataptor.com/ko/blog/gogaeg-mesiji-han-gos/) 등이 그 예입니다. 라이브 채팅, 이메일, 소셜 미디어 또는 기타 채널의 메시지가 한 곳으로 전송되면 직원은 여러 개의 개별 신청서를 확인하는 것을 기억할 필요가 없습니다.

동일한 원칙이 회사의 거의 모든 영역에서 적용됩니다.

**정보는 결정이 내려진 장소와 최대한 가까워야 합니다.**

## 5. 소유자나 관리자가 가장 큰 병목 현상인지 확인

이는 특히 중소기업에서 흔히 발생하는 문제입니다.

팀은 이론적으로 역량을 갖추고 있지만 실제로는 모든 것이 한 사람을 통해 이루어집니다.

> “사장님한테 물어보세요.”

> “할 수 있을지 모르겠어요.”

> "그가 돌아올 때까지 기다리자."

> “그는 이 고객을 알고 있습니다.”

> "그녀만이 접근할 수 있습니다."

이런 환경에서 다른 사람을 고용하면 상황이 역설적으로 악화될 수도 있다.

왜?

왜냐하면 주인의 결정이 필요한 또 다른 사람이 있기 때문입니다.

오늘날 5명의 직원이 하루에 3개의 질문을 하면 15개의 질문을 답하게 됩니다.

다른 사람을 고용하면 그 중 18명이 됩니다.

그리고 또 다른 2-24.

회사는 성장하고 있지만 의사결정은 여전히 같은 곳에서 끝난다.

따라서 소유자나 관리자에게 전달되는 며칠 동안의 질문을 적어 두는 것이 좋습니다.

그런 다음 세 그룹으로 나눕니다.

### 내가 정말로 내려야 할 결정

예를 들어 대규모 투자, 특이한 계약, 전략적 고객 등이 있습니다.

### 명확한 규칙에 따라 다른 사람이 내릴 수 있는 결정

예를 들어 일정 금액까지 할인, 배송품 재배송, 사소한 불만 사항 접수 등이 있습니다.

### 절대 물어보면 안되는 질문

예를 들면:

> "현재 가격표는 어디에 있나요?"

> "반품절차는 어떻게 되나요?"

> “어떤 양식을 보내야 하나요?”

소유자가 세 번째 범주에 응답하면 회사에는 더 많은 직원이 필요하지 않습니다.

더 잘 정리된 지식이 필요해요.

## 6. 간단한 규칙이 부족하여 문제가 발생하는지 확인

모든 회사에 80페이지 분량의 절차 매뉴얼이 필요한 것은 아닙니다.

그러나 모든 회사에는 다음 질문에 대한 답변이 필요합니다.

**"X가 발생하면 어떻게 해야 하나요?"**

예.

고객이 배송물이 도착하지 않았다고 말합니다.

직원은 다음을 수행할 수 있습니다.

1. 직접 추적을 확인하고,
2. 클라이언트에 쓰기,
3. 택배사에 연락하고,
4. 해당 사항을 관리자에게 문의하고,
5. 나중에 따로 보관해 두세요.

회사가 올바른 길을 설정하지 않으면 사람마다 다른 일을 하게 될 것입니다.

5분 안에 문제를 해결해 드리겠습니다.

두 번째 사람은 30분 동안 다른 사람들에게 질문을 할 것입니다.

제3자는 해당 문제를 소유자에게 회부합니다.

네 번째는 고객에게 돌아가는 것을 잊어버릴 것입니다.

그런 다음 우리는 결론에 도달합니다.

> "직원들이 일이 너무 많아요."

항상 그런 것은 아닙니다.

때때로 직원은 처음부터 너무 많은 결정을 내려야 합니다.

좋은 프로세스가 직원의 독립성을 박탈하는 것을 의미하지는 않습니다. 반대로.

이를 통해 그들이 언제 스스로 행동할 수 있는지 명확하게 알 수 있습니다.

### 가장 일반적인 10가지 상황부터 시작하세요.

모든 것을 설명하지 마십시오.

가장 자주 발생하는 10가지 문제를 선택하세요.

예를 들면:

- 반환,
- 불만,
- 배송이 지연되었습니다.
- 제품이 없습니다.
- 주소 변경,
- 할인 요청,
- 송장,
- 외국 클라이언트,
- 주문 취소,
- 다른 부서의 답변이 필요한 질문입니다.

각 답변에 대해:

**누가 결정하나요?**

**묻지도 않고 무엇을 할 수 있나요?**

**언제 에스컬레이션되나요?**

**결과는 어디에 저장되나요?**

이 변경만으로도 팀의 작업량을 크게 줄일 수 있습니다.

## 7. 실제로 용량이 부족한지, 아니면 우선순위만 있는지 확인하세요.

마지막으로 가장 어려운 점입니다.

프로세스가 꽤 좋고, 자동화가 작동하고, 지식이 이용 가능하고, 회사에 여전히 할 일이 너무 많기 때문일 수 있습니다.

그렇다면 취업이 바로 당신에게 필요한 것일 수 있습니다.

하지만 그 전에 한 가지 질문을 더 던져볼 가치가 있습니다.

**필요하지 않은 일을 너무 많이 하고 있나요?**

회사에서는 한때 의미가 있었던 작업이 매우 쉽게 성장합니다.

아무도 읽지 않는 주간 보고서.

세 문장으로 대체할 수 있는 만남.

데이터가 이미 시스템에 사용 가능한 경우에도 수동으로 컴파일합니다.

PLN 20 상당의 결정에 대한 관리자의 승인.

만일의 경우를 대비해 메시지를 스프레드시트에 복사합니다.

CC는 최대 5명까지 가능합니다.

두 명의 작업자가 같은 것을 확인하고 있습니다.

다른 사람을 고용하기 전에 작업을 네 그룹으로 나누십시오.

| 작업                                | 그것으로 무엇을 해야 할까요? |
| ----------------------------------- | ---------------------------- |
| 필요하고 인간이 필요합니다          | 떠나                         |
| 필요하지만 반복적임                 | 단순화 또는 자동화           |
| 꼭 필요한데 사람이 잘못하고 있는 것 | 위임                         |
| 상당한 가치를 제공하지 않음         | 삭제                         |

마지막 그룹이 가장 흥미롭습니다.

불필요한 프로세스를 자동화하는 가장 좋은 방법은 자동화하지 않는 것입니다.

프로세스 삭제입니다.

## 그렇다면 언제 다른 사람을 채용할 가치가 있을까요?

7가지 사항을 모두 살펴본 후에도 대답은 다음과 같습니다.

**예, 다른 직원이 필요합니다.**

그리고 그것은 좋은 소식입니다.

만약:

- 가장 중요한 프로세스가 구성되어 있습니다.
- 반복적인 작업이 제한되어 있으며,
- 정보에 쉽게 접근할 수 있고,
- 팀은 명확한 역량을 가지고 있습니다.
- 관리자는 일상적인 결정을 방해하지 않습니다.
- 불필요한 작업을 제거하고,
- 그럼에도 불구하고 여전히 시간보다 더 가치 있는 일이 있습니다.

채용은 문제를 해결하려는 시도가 아닙니다.

기업의 역량을 키우기 위한 투자입니다.

그런 다음 신입 사원은 자신에게 필요한 것이 무엇인지 알고 있는 조직으로 이동합니다.

그는 "문제를 해결하는 데 도움"을 주기 위해 고용된 것이 아닙니다.

명확한 역할, 프로세스 및 목적이 있습니다.

그것은 큰 차이입니다.

## 채용 시작 전 간단한 테스트

광고를 게시하기 전에 다음 7가지 질문에 답해 보세요.

### 1. 팀이 정확히 무엇에 시간을 보내고 있는지 알고 있나요?

그렇지 않은 경우 며칠 동안 측정하십시오.

### 2. 반복적인 활동은 최대한 단순화하나요?

그렇지 않은 경우 가장 자주 수행되는 작업부터 시작하십시오.

### 3. 새로 온 사람이 어떤 구체적인 결과를 담당하는지 알고 있나요?

대답이 "도움을 주기 위해"라면, 귀하의 입장을 명확히 하십시오.

### 4. 업무에 필요한 정보에 쉽게 접근할 수 있나요?

그렇지 않다면 도구와 지식 소스를 정리하세요.

### 5. 직원들이 스스로 일상적인 결정을 내릴 수 있나요?

그렇지 않다면 책임의 한계를 설정하십시오.

### 6. 가장 일반적인 상황에서 간단하고 이해하기 쉬운 프로세스가 있습니까?

그렇지 않은 경우 처음 10개를 설명하세요.

### 7. 더 이상 의미가 없는 작업을 제거했습니까?

그렇지 않은 경우 다른 사람을 추가하기 전에 일부 작업을 제거하십시오.

## 채용이 프로세스를 고치지는 않습니다

신입사원은 회사의 역량을 확장할 수 있습니다.

그러나 잘못된 작업 방식을 자동으로 수정하지는 않습니다.

다섯 사람이 혼돈 속에서 활동한다면, 여섯 번째 사람이 갑자기 혼돈을 사라지게 만들지는 않을 것입니다.

대부분의 경우 규모가 증가합니다.

더 많은 의사소통.

더 많은 정보 공유.

더 많은 질문이 있습니다.

오류가 발생할 수 있는 곳이 더 많아졌습니다.

따라서 채용할 때마다 팀 과부하를 짧은 감사의 신호로 간주하는 것이 좋습니다.

어쩌면 정말로 고용해야 할 수도 있습니다.

그러나 공통 받은 편지함, 더 나은 템플릿, 명확한 책임, 단일 프로세스 자동화 또는 오랫동안 누구에게도 필요하지 않은 작업 삭제 등 몇 가지 간단한 변경을 통해 한 달에 수십 시간을 다시 얻을 수 있습니다.

그리고 이렇게 할 때만 올바른 질문에 답할 수 있습니다.

아니요 **"우리 일이 많아요?"**

만:

**"우리는 현재 팀이 할 수 있는 것보다 더 가치 있는 일을 하고 있나요?"**

대답이 '예'라면 채용하세요.

## FAQ

### 신입 직원이 정말로 필요한지 어떻게 알 수 있나요?

가장 좋은 신호는 프로세스를 구성하고 불필요한 작업을 제거하며 반복 작업을 줄인 후 처리 용량이 영구적으로 부족하다는 것입니다. 끊임없이 서두르는 것만으로는 좋은 결정을 내리는 데 충분하지 않습니다.

### 직원 채용 전 확인해야 할 사항은 무엇인가요?

우선, 팀의 시간이 어떻게 사용되는지, 반복적인 업무, 정보에 대한 접근, 책임의 분담, 의사결정 과정과 단순화, 위임, 자동화되거나 완전히 제거될 수 있는 업무 등을 살펴봅니다.

### 자동화가 고용을 대체할 수 있을까?

때로는 그렇습니다. 그러나 항상 그런 것은 아닙니다. 자동화는 반복적인 활동, 데이터 재작성, 간단한 알림, 템플릿 및 명확한 규칙을 기반으로 하는 작업에 가장 잘 작동합니다. 인간을 대신하는 보편적인 대체물로 취급되어서는 안 됩니다.

### 회사에서 가장 시간이 많이 걸리는 프로세스를 찾는 방법은 무엇입니까?

며칠 동안 가장 자주 수행되는 작업과 대략적인 완료 시간을 기록해 보세요. 매일 반복적으로 수행되는 활동과 여러 시스템 간 전환이 필요한 작업에 특히 주의하십시오.

### 회사의 프로세스를 설명할 가치가 있는 때는 언제인가요?

특정 상황이 정기적으로 반복되면 여러 사람이 참여하거나 매번 조치 과정을 다시 결정해야 합니다. 프로세스가 복잡한 절차일 필요는 없습니다. 짧은 체크리스트와 명확한 책임 구분만으로 충분할 때가 많습니다.

### 팀을 늘리면 항상 생산성이 향상되나요?

아니요. 인원이 추가될 때마다 의사소통, 구현 및 조정 비용도 늘어납니다. 프로세스가 지저분한 경우 팀 규모가 커지면 실제로 문제 수가 늘어날 수 있습니다.

### 자동화와 프로세스 개선 중 무엇을 먼저 해야 할까요?

첫째, 프로세스를 단순화합니다. 불필요하거나 잘못 설계된 프로세스를 자동화하면 비효율적인 작업이 더 빨리 완료될 뿐입니다.