# Bevor Sie eine weitere Person einstellen: Prüfen Sie diese 7 Punkte

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Language: Deutsch (de)
Author: Chataptor Team
Published: 2026-08-11
Updated: 2026-08-11
Tags: Unternehmensführung, Produktivität, Automatisierung, Geschäftsprozesse, Kundenservice, Personalgewinnung
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Image alt: Unternehmer prüft sieben Prozesse vor der Einstellung einer weiteren Person

Zu viel Arbeit und Sie denken über eine weitere Einstellung nach? Prüfen Sie zuerst Prozesse, Routineaufgaben, Kommunikation und unnötige Zeitverluste.

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Das Unternehmen wächst. Es gibt mehr Bestellungen, der Posteingang schwillt an, das Telefon klingelt häufiger und die Liste der Dinge „für später“ endet nie.

Die erste Schlussfolgerung scheint offensichtlich:

**Wir brauchen eine andere Person.**

Manchmal ist es wirklich so. Wenn das Team alle Hände voll mit sinnvoller Arbeit zu tun hat und seine Zeit gut nutzt, kann ein zusätzlicher Mitarbeiter die beste Investition sein.

Das Problem beginnt, wenn eine neue Person eingestellt wird, nicht um die Fähigkeiten des Unternehmens zu erweitern, sondern um einen Teil des bestehenden Chaos zu übernehmen.

Nach ein paar Monaten hat das Unternehmen dann ein größeres Team, höhere Kosten und... genau die gleichen Probleme.

Es gehen weiterhin Nachrichten verloren. Die Daten werden weiterhin manuell transkribiert. Jeder reagiert etwas anders auf Kunden. Der Eigentümer muss noch der Hälfte der Entscheidungen zustimmen, und die Mitarbeiter fragen immer noch:

> „Wo kann ich es finden?“

> „Wer kümmert sich darum?“

> „Was soll ich ihm zurückschreiben?“

> „Kann ich das tun, ohne zu fragen?“

Deshalb lohnt es sich, vor der Eröffnung eines weiteren Rekrutierungsprozesses zu prüfen, ob es Ihnen wirklich an Personal mangelt.

Vielleicht verschwenden Sie einfach zu viel Zeit mit Dingen, die nicht so aussehen sollten, wie sie heute aussehen.

## 1. Finden Sie heraus, wofür die Zeit wirklich draufgeht

„Wir haben zu viel Arbeit“ ist ein Gefühl. Es handelt sich noch nicht um eine Diagnose.

Bevor Sie eine andere Person einstellen, sollten Sie ein oder zwei Wochen damit verbringen, zu prüfen, was das Team tatsächlich tut.

Sie benötigen kein ausgeklügeltes System, um jede Minute zu messen. Alles, was Sie brauchen, ist eine einfache Liste der häufigsten Aktivitäten:

- auf Kundenanfragen reagieren,
- Suche nach Informationen,
- Datenumschreibung,
- Vorbereitung von Dokumenten,
- Status aktualisieren,
- Kontakt mit dem Lager,
- Zahlungen prüfen,
- Angelegenheiten auf andere Personen übertragen,
- Fehler korrigieren,
- Teilnahme an Sitzungen,
- Berichterstattung,
- Auftragsabwicklung.

Nach ein paar Tagen kommt oft etwas Interessantes ans Licht.

Eigentlich arbeitet das Team acht Stunden am Tag, doch nur ein Teil dieser Zeit schafft echten Mehrwert.

Der Rest verschwindet in Aktivitäten wie:

> „Ich werde noch einmal auf Instagram nachschauen.“

> „Ich muss diese E-Mail finden.“

> „Warte, ich frage Kasia.“

> „Wo war das Blatt?“

> „Ich werde das in unser System einfügen.“

> „Hat irgendjemand diesem Kunden schon einmal geantwortet?“

Jede dieser Aktivitäten dauert vielleicht ein bis drei Minuten. Das Problem ist, dass es sich Dutzende Male am Tag wiederholt.

### Führen Sie eine einfache Berechnung durch

Nehmen wir an, dass fünf Personen täglich 40 Minuten damit verschwenden, nach Informationen zu suchen, Anwendungen zu wechseln und Daten manuell zu transkribieren.

Das ergibt:

**200 Minuten pro Tag.**

Über drei Stunden.

Innerhalb von 20 Werktagen:

**über 66 Stunden pro Monat.**

Das sind fast zwei volle Wochen Arbeit für eine Person.

Bevor Sie also jemanden für weitere 160 Stunden im Monat einstellen, prüfen Sie, ob Sie die ersten 60-70 Stunden einfach zurückbekommen.

## 2. Zählen Sie, wie oft Sie genau dieselbe Arbeit erledigen

Wenn eine Aktivität einmal im Monat durchgeführt wird, lohnt es sich nicht, ein großes System darum herum aufzubauen.

Bei 30-mal täglicher Durchführung ist die Situation völlig anders.

Ein gutes Beispiel im Kundenservice sind [wiederholte Fragen](https://chataptor.com/de/blog/warum-kunden-immer-dieselben-fragen-stellen/):

> „Wann erfolgt die Lieferung?“

> „Kann ich eine Rechnung bekommen?“

> „Ist das Produkt verfügbar?“

> „Wie mache ich eine Rücksendung?“

Wenn ein Mitarbeiter jedes Mal eine Antwort von Grund auf neu schreibt, zahlt das Unternehmen dafür, dass es Hunderte Male denselben Text erstellt.

Es könnte etwa so aussehen:

- Erstellung des gleichen Angebots,
- Daten aus dem Formular ins CRM übertragen,
- manuelle Erstellung von Status,
- Senden der gleichen Anweisungen,
- andere Personen über das gleiche Problem informieren,
- Kopieren von Daten zwischen Systemen.

Es lohnt sich, eine einfache Regel zu befolgen:

**Wenn wir etwas regelmäßig und fast immer auf die gleiche Weise tun, sollte sich die Frage stellen: Muss ein Mensch es wirklich jedes Mal von Grund auf neu machen?**

Das bedeutet nicht, alles zu automatisieren.

Manchmal reichen [fertige Antworten für den Live-Chat](https://chataptor.com/de/blog/vorgefertigte-antworten-live-chat/).

Manchmal eine Checkliste.

Manchmal eine gemeinsame Informationsbasis.

Manchmal Integration zwischen zwei Systemen.

Oder manchmal einfach einen unnötigen Schritt entfernen.

## 3. Prüfen Sie, ob die neue Person hauptsächlich „alles irgendwie regeln“ soll

Dies ist einer der gefährlichsten Begriffe bei der Personalbeschaffung.

> „Wir brauchen jemanden, der den Überblick behält.“

Was genau bedeutet „alles“?

Wenn diese Frage schwer zu beantworten ist, haben Sie wahrscheinlich noch keine Stelle. Sie haben eine Reihe von Problemen.

Die neue Person erhält dann eine zufällige Mischung von Verantwortlichkeiten:

- einige E-Mails,
- einige Bestellungen,
- einige soziale Medien,
- einige Dokumente,
- etwas Kontakt mit dem Kurier,
- einige Blattkorrekturen,
- ein bisschen von allem, wofür andere keine Zeit haben.

Dies kann sogar in den ersten Monaten funktionieren. Eine solche Person wird zu einem Puffer, der das Chaos absorbiert.

Das Problem kommt später.

Das Unternehmen wächst, die Verantwortung wächst und plötzlich stellt sich heraus, dass niemand weiß:

- welche Aufgaben wirklich wichtig sind,
- was erwarten wir von dieser Position,
- wie man seine Auswirkungen misst,
- was kann weiter delegiert werden,
- was kann automatisiert werden.

Versuchen Sie vor der Einstellung, eine Seite zu schreiben:

**„Für welche konkreten Leistungen wird diese Person verantwortlich sein?“**

Keine Liste mit 40 Aktivitäten.

Ergebnisse.

Zum Beispiel:

- jede Kundennachricht erhält eine Antwort,
- Bestellungen werden am selben Tag bearbeitet,
- Beschwerden haben einen Inhaber und eine Frist,
- Das Angebot wird innerhalb von maximal 24 Stunden erstellt.

Wenn die Verantwortung nicht klar definiert werden kann, strukturieren Sie zunächst den Prozess.

## 4. Prüfen Sie, wie viel Arbeit nur durch verstreute Informationen entsteht

Dies ist einer der am meisten unterschätzten Kosten.

Der Mitarbeiter erledigt die Aufgabe nicht. Der Mitarbeiter **sucht nach dem, was er zur Erledigung der Aufgabe benötigt**.

Die Bestellnummer finden Sie im Shop.

Kundennachricht auf Instagram.

Vorherige Vereinbarungen per E-Mail.

Informationen aus dem Magazin auf WhatsApp.

Preis in Excel.

Dokument in Google Drive.

Und plötzlich erfordert die Beantwortung einer einfachen Kundenfrage die Eröffnung von fünf Standorten.

Nur zwischen Anwendungen zu wechseln, sieht nicht gefährlich aus. Aber je mehr Systeme es gibt, desto höher sind die kognitiven Kosten.

Jedes Mal, wenn Sie sich daran erinnern müssen:

- Was suche ich?
- wo ist es,
- welcher Datensatz auf diese Person zutrifft,
- ob die Daten aktuell sind,
- hat schon jemand etwas geändert?

Dieses Problem kann sehr leicht mit einem Mangel an Mitarbeitern verwechselt werden.

Das Team wirkt überlastet, weil alles zu lange dauert.

Tatsächlich werden keine weiteren Hände benötigt.

Weniger Suchaufwand.

Ein Beispiel für die Kommunikation mit Kunden sind [Nachrichten von Kunden an einem Ort](https://chataptor.com/de/blog/kundennachrichten-an-einem-ort/). Wenn Nachrichten aus Live-Chat, E-Mail, Social Media oder anderen Kanälen an einen Ort gesendet werden, muss der Mitarbeiter nicht daran denken, mehrere separate Anwendungen zu prüfen.

Das gleiche Prinzip funktioniert in nahezu allen Unternehmensbereichen:

**Informationen sollten so nah wie möglich am Ort der Entscheidung sein.**

## 5. Prüfen Sie, ob der Eigentümer oder Manager der größte Engpass ist

Dies ist ein besonders häufiges Problem in kleinen und mittleren Unternehmen.

Das Team verfügt theoretisch über Kompetenzen, praktisch läuft aber alles über eine Person.

> „Fragen Sie den Chef.“

> „Ich weiß nicht, ob wir das können.“

> „Warten wir, bis er zurückkommt.“

> „Er kennt diesen Kunden.“

> „Nur sie hat Zugriff.“

In einem solchen Umfeld kann die Einstellung einer anderen Person paradoxerweise die Situation verschlimmern.

Warum?

Denn es gibt noch eine andere Person, die ebenfalls die Entscheidung des Eigentümers braucht.

Wenn Ihnen heute fünf Mitarbeiter täglich drei Fragen stellen, beantworten Sie 15.

Nach Einstellung einer weiteren Person werden es 18 sein.

Und nach weiteren zwei - 24.

Das Unternehmen wächst, aber die Entscheidungsfindung endet immer noch am selben Ort.

Daher lohnt es sich, einige Tage lang Fragen aufzuschreiben, die an den Eigentümer oder Manager gehen.

Teilen Sie sie dann in drei Gruppen ein.

### Entscheidungen, die ich wirklich treffen muss

Zum Beispiel eine große Investition, ein ungewöhnlicher Vertrag, ein strategischer Kunde.

### Entscheidungen, die jemand anderes nach klaren Regeln treffen kann

Zum Beispiel ein Rabatt bis zu einem bestimmten Betrag, erneuter Versand der Sendung, Annahme einer geringfügigen Reklamation.

### Fragen, die überhaupt nicht gestellt werden sollten

Zum Beispiel:

> „Wo ist die aktuelle Preisliste?“

> „Wie ist das Rückgabeverfahren?“

> „Welches Formular sollen wir senden?“

Wenn der Eigentümer auf die dritte Kategorie antwortet, benötigt das Unternehmen keine weiteren Mitarbeiter.

Ich brauche besser organisiertes Wissen.

## 6. Prüfen Sie, ob Probleme durch das Fehlen einfacher Regeln verursacht werden

Nicht jedes Unternehmen benötigt ein 80-seitiges Verfahrenshandbuch.

Aber jedes Unternehmen braucht einige Antworten auf die Frage:

**„Was machen wir, wenn X passiert?“**

Beispiel.

Der Kunde schreibt, dass die Sendung nicht angekommen ist.

Der Mitarbeiter kann:

1. Überprüfen Sie die Sendungsverfolgung selbst,
2. Schreiben Sie an den Kunden,
3. Kontaktieren Sie den Kurier,
4. die Angelegenheit an den Vorgesetzten weiterleiten,
5. Legen Sie es für später beiseite.

Wenn das Unternehmen nicht den richtigen Weg eingeschlagen hat, wird jeder etwas anderes tun.

Man wird das Problem in fünf Minuten lösen.

Der zweite wird eine halbe Stunde damit verbringen, anderen Leuten Fragen zu stellen.

Der Dritte wird die Angelegenheit an den Eigentümer weiterleiten.

Der vierte wird vergessen, zum Kunden zurückzukehren.

Dann kommen wir zu dem Schluss:

> „Das Personal hat zu viel Arbeit.“

Nicht immer.

Manchmal müssen die Mitarbeiter einfach zu viele Entscheidungen von Grund auf treffen.

Ein guter Prozess bedeutet nicht, den Mitarbeitern ihre Unabhängigkeit zu nehmen. Im Gegenteil.

Es gibt ihnen Klarheit darüber, wann sie eigenständig handeln können.

### Beginnen Sie mit den 10 häufigsten Situationen

Beschreiben Sie nicht alles.

Wählen Sie die zehn Probleme aus, die am häufigsten auftreten.

Zum Beispiel:

- Rückkehr,
- Beschwerde,
- verspätete Lieferung,
- kein Produkt,
- Adressänderung,
- Anfrage nach einem Rabatt,
- Rechnung,
- ausländischer Kunde,
- Stornierung der Bestellung,
- eine Frage, die eine Antwort von einer anderen Abteilung erfordert.

Für jede Antwort:

**Wer trifft die Entscheidung?**

**Was kann er tun, ohne zu fragen?**

**Wann eskaliert es?**

**Wo speichern wir das Ergebnis?**

Allein diese Änderung kann die Arbeitsbelastung des Teams deutlich reduzieren.

## 7. Prüfen Sie, ob es wirklich an Kapazitäten mangelt – oder nur an Prioritäten

Endlich das Schwierigste.

Es kann sein, dass der Prozess ganz gut ist, die Automatisierungen funktionieren, das Wissen vorhanden ist und das Unternehmen noch zu viel Arbeit hat.

Dann könnte eine Anstellung genau das Richtige für Sie sein.

Aber vorher lohnt es sich, noch eine Frage zu stellen:

**Tun wir zu viele Dinge, die nicht getan werden müssen?**

In Unternehmen wachsen Aufgaben, die einmal sinnvoll waren, sehr schnell.

Der Wochenbericht, den niemand liest.

Ein Treffen, das durch drei Sätze ersetzt werden kann.

Manuelle Zusammenstellung, obwohl die Daten bereits im System vorhanden sind.

Zustimmung des Managers für eine Entscheidung im Wert von 20 PLN.

Nachrichten „nur für den Fall“ in eine Tabellenkalkulation kopieren.

CC bis zu fünf Personen.

Zwei Arbeiter überprüfen dasselbe.

Bevor Sie eine weitere Person einstellen, teilen Sie die Aufgaben in vier Gruppen ein:

| Aufgabe                                        | Was tun damit?                   |
| ---------------------------------------------- | -------------------------------- |
| Notwendig und erfordert einen Menschen         | Verlassen                        |
| Notwendig, aber repetitiv                      | Vereinfachen oder automatisieren |
| Notwendig, aber die falsche Person, die es tut | Delegieren                       |
| Bietet keinen signifikanten Wert               | Löschen                          |

Die letzte Gruppe ist die interessanteste.

Der beste Weg, einen unnötigen Prozess zu automatisieren, besteht darin, ihn nicht zu automatisieren.

Dies ist ein Löschvorgang.

## Wann lohnt es sich also wirklich, eine andere Person einzustellen?

Nachdem wir alle sieben Punkte durchgegangen sind, könnte die Antwort immer noch lauten:

**Ja, wir brauchen einen weiteren Mitarbeiter.**

Und das sind gute Nachrichten.

Wenn:

- die wichtigsten Prozesse sind organisiert,
- sich wiederholende Arbeiten wurden begrenzt,
- Informationen sind leicht zugänglich,
- das Team verfügt über klare Kompetenzen,
- der Manager blockiert keine alltäglichen Entscheidungen,
- unnötige Aufgaben wurden entfernt,
- und doch gibt es immer noch mehr wertvolle Arbeit als verfügbare Zeit,

Rekrutierung ist kein Versuch, das Problem zu beseitigen.

Es handelt sich um eine Investition in die Steigerung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Der neue Mitarbeiter geht dann zu einer Organisation, die weiß, was sie von ihm braucht.

Er wird nicht angeheuert, um „zu helfen, die Dinge zu regeln“.

Hat eine klare Rolle, einen klaren Prozess und einen klaren Zweck.

Das ist ein riesiger Unterschied.

## Ein einfacher Test vor Beginn der Rekrutierung

Beantworten Sie vor der Veröffentlichung Ihrer Anzeige diese sieben Fragen.

### 1. Weiß ich genau, womit das Team seine Zeit verbringt?

Wenn nicht, messen Sie es einige Tage lang.

### 2. Werden sich wiederholende Tätigkeiten so weit wie möglich vereinfacht?

Wenn nicht, beginnen Sie mit den am häufigsten durchgeführten.

### 3. Weiß ich, für welches konkrete Ergebnis die neue Person verantwortlich ist?

Wenn die Antwort „helfen“ lautet, klären Sie Ihren Standpunkt.

### 4. Sind die für die Arbeit benötigten Informationen leicht zugänglich?

Wenn nicht, organisieren Sie Ihre Tools und Wissensquellen.

### 5. Können Mitarbeiter täglich Entscheidungen selbst treffen?

Wenn nicht, legen Sie die Grenzen der Verantwortung fest.

### 6. Verfügen die häufigsten Situationen über einen einfachen, verständlichen Ablauf?

Wenn nicht, beschreiben Sie die ersten zehn.

### 7. Haben wir Aufgaben entfernt, die keinen Sinn mehr ergeben?

Wenn nicht, entfernen Sie einige Arbeiten, bevor Sie eine weitere Person hinzufügen.

## Eine Einstellung bringt den Prozess nicht in Ordnung

Ein neuer Mitarbeiter kann die Fähigkeiten des Unternehmens erweitern.

Eine schlechte Arbeitsweise wird dadurch jedoch nicht automatisch behoben.

Wenn fünf Menschen im Chaos funktionieren, wird eine sechste Person das Chaos nicht plötzlich verschwinden lassen.

Meistens wird es seinen Umfang vergrößern.

Mehr Kommunikation.

Mehr Informationsaustausch.

Weitere Fragen.

Weitere Stellen, an denen Fehler auftreten können.

Daher lohnt es sich, vor jeder Rekrutierung die Überlastung des Teams als Signal für ein kurzes Audit zu betrachten.

Vielleicht müssen Sie wirklich jemanden einstellen.

Aber es kann durchaus sein, dass durch ein paar einfache Änderungen mehrere Dutzend Stunden im Monat wiedergewonnen werden können: ein gemeinsamer Posteingang, bessere Vorlagen, klare Verantwortlichkeiten, die Automatisierung eines Prozesses oder einfach das Löschen einer Aufgabe, die schon lange niemand mehr benötigt hat.

Und nur wenn Sie dies tun, können Sie die richtige Frage beantworten:

nein **„Haben wir viel Arbeit?“**

nur:

**„Haben wir mehr wertvolle Arbeit, als das aktuelle Team leisten kann?“**

Wenn die Antwort „Ja“ lautet, stellen Sie ein.

## FAQ

### Woher weiß ich, ob ich wirklich einen neuen Mitarbeiter brauche?

Das beste Signal ist ein dauerhafter Mangel an Verarbeitungskapazität, nachdem Prozesse organisiert, unnötige Aufgaben entfernt und sich wiederholende Arbeiten reduziert wurden. Das bloße Gefühl, ständig in Eile zu sein, reicht nicht aus, um eine gute Entscheidung zu treffen.

### Was ist vor der Einstellung eines Mitarbeiters zu prüfen?

Erstens, wie die Zeit des Teams genutzt wird, sich wiederholende Aufgaben, Zugang zu Informationen, Aufteilung der Verantwortung, Entscheidungsprozesse und Aufgaben, die vereinfacht, delegiert, automatisiert oder ganz entfernt werden können.

### Kann Automatisierung die Beschäftigung ersetzen?

Manchmal ja, aber nicht immer. Die Automatisierung funktioniert am besten mit sich wiederholenden Aktivitäten, dem Umschreiben von Daten, einfachen Benachrichtigungen, Vorlagen und Aufgaben, die auf klaren Regeln basieren. Es sollte nicht als universeller Ersatz für den Menschen betrachtet werden.

### Wie finden Sie die zeitaufwändigsten Prozesse in Ihrem Unternehmen?

Notieren Sie sich einige Tage lang die am häufigsten ausgeführten Aufgaben und den ungefähren Zeitpunkt ihrer Erledigung. Achten Sie besonders auf täglich wiederkehrende Tätigkeiten und Aufgaben, die den Wechsel zwischen mehreren Systemen erfordern.

### Wann lohnt es sich, den Prozess im Unternehmen zu beschreiben?

Wenn sich eine bestimmte Situation regelmäßig wiederholt, sind mehrere Personen daran beteiligt oder es ist jedes Mal eine Neufestlegung der Vorgehensweise erforderlich. Der Prozess muss kein komplizierter Vorgang sein – oft reicht eine kurze Checkliste und eine klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten.

### Erhöht die Vergrößerung Ihres Teams immer die Produktivität?

NEIN. Jede zusätzliche Person erhöht auch den Aufwand für Kommunikation, Umsetzung und Koordination. Wenn der Prozess chaotisch ist, kann ein größeres Team tatsächlich die Anzahl der Probleme erhöhen.

### Was sollte zuerst kommen: Automatisierung oder Prozessverbesserung?

Vereinfachen Sie zunächst den Prozess. Die Automatisierung eines unnötigen oder schlecht konzipierten Prozesses führt nur dazu, dass ineffiziente Arbeiten schneller erledigt werden.